La facture électronique, une pratique de plus en plus courante dans le monde des affaires, est soumise à des exigences fiscales strictes. Dans cet article, nous vous présenterons les principales obligations légales à respecter pour garantir la conformité de vos factures numériques.
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Une facture électronique est un document numérique qui remplace la facture papier traditionnelle. Elle présente les mêmes informations qu’une facture classique, mais elle est émise et conservée sous format électronique. Grâce à cette dématérialisation, les entreprises peuvent réaliser des économies de temps et d’argent, tout en améliorant la traçabilité et la sécurité des transactions.
Les principaux textes législatifs encadrant les factures électroniques
En France, plusieurs textes législatifs encadrent l’utilisation des factures électroniques. Parmi eux, on peut citer :
- Le Code général des impôts (CGI), notamment l’article 289-VI-1° qui définit les conditions de validité d’une facture électronique ;
- L’ordonnance n°2014-697 du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique, qui prévoit l’obligation progressive pour les entreprises de transmettre leurs factures sous forme dématérialisée aux administrations publiques ;
- Le décret n°2016-350 du 23 mars 2016 relatif à la facturation électronique, qui précise les modalités d’application de l’ordonnance de 2014.
Ces textes ont pour objectif de garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures électroniques, tout en assurant leur conformité aux exigences fiscales.
Les conditions de validité d’une facture électronique
Pour être considérée comme valide au regard de la législation française, une facture électronique doit respecter plusieurs conditions :
- Elle doit être émise et reçue sous format électronique, c’est-à-dire qu’elle ne doit pas avoir été imprimée sur papier puis scannée ;
- Elle doit comporter les mêmes mentions obligatoires que les factures papier (identité des parties, date d’émission, description des biens ou services, prix HT et TTC, etc.) ;
- Elle doit garantir l’authenticité de l’émetteur, c’est-à-dire permettre d’identifier avec certitude l’auteur de la facture ;
- Elle doit assurer l’intégrité du contenu, c’est-à-dire prévenir toute modification non autorisée des informations qu’elle contient ;
- Elle doit demeurer lisible pendant toute la durée de conservation légale (10 ans en France), sans altération ou perte d’information.
Ces conditions peuvent être remplies grâce à l’utilisation de technologies spécifiques, telles que la signature électronique, l’horodatage ou le recours à un tiers de confiance.
Les obligations de conservation des factures électroniques
La législation française impose aux entreprises de conserver leurs factures électroniques pendant une durée minimale de 10 ans, afin de permettre à l’administration fiscale d’effectuer des contrôles en cas de besoin. Cette obligation s’applique tant aux factures émises qu’aux factures reçues.
Pour garantir la lisibilité et l’intégrité des factures durant cette période, les entreprises doivent mettre en place des procédures de sauvegarde et d’archivage adaptées. Il est notamment recommandé d’utiliser un système d’archivage électronique sécurisé (SAE), qui préserve les documents dans leur format d’origine et assure leur traçabilité.
Le rôle des prestataires spécialisés dans la gestion des factures électroniques
Face à la complexité des exigences fiscales applicables aux factures électroniques, de nombreuses entreprises font appel à des prestataires spécialisés. Ces derniers proposent des solutions clés en main pour la création, l’émission, la réception et l’archivage des factures dématérialisées, tout en garantissant leur conformité aux obligations légales.
Ces prestataires peuvent également accompagner les entreprises dans la mise en place de processus internes adaptés, en proposant des formations, des conseils ou des outils de gestion dédiés.
En conclusion, les factures électroniques doivent respecter des exigences fiscales strictes pour être considérées comme valides. Les entreprises sont tenues de garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité de ces documents, ainsi que leur conservation pendant 10 ans. Pour s’assurer de la conformité de leurs pratiques, elles peuvent se tourner vers des prestataires spécialisés qui proposent des solutions adaptées à leurs besoins.
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